אוטומציות וחיבורים בין מערכות
אתר שמביא פניות הוא רק החצי הראשון. אוטומציה היא מה שקורה לפנייה אחרי שהיא נכנסת: לאן היא הולכת, מי מקבל התראה, ומה קורה אם אף אחד לא ענה.
- אוטומציות
- אוטומציה לעסק
- חיבור מערכות
- Make
- Zapier
- n8n
- צ'אטבוט לאתר
- אוטומציית לידים
בקצרה
אוטומציה היא לא רובוט שמנהל לכם את העסק. היא סדרה של כללים פשוטים שרצים בלעדיכם: כשמישהו משאיר פרטים, ההודעה מגיעה אליכם לוואטסאפ תוך שניות, הפרטים נשמרים במקום אחד, ואם לא עניתם עד מחר, אתם מקבלים תזכורת. זה הכל. הערך הוא לא בטכנולוגיה, אלא בזה שאף פנייה לא נופלת.
רוב העסקים הקטנים מאבדים פניות לא כי אין להם לקוחות, אלא כי הפנייה נכנסה למייל שלא נפתח, לטופס שאף אחד לא בדק, או להודעה שנקברה תחת עשרים אחרות. האתר שבניתי לכם כבר מעביר כל פנייה ישר לוואטסאפ. אוטומציה היא הצעד הבא: מה קורה לפנייה הזו אחרי שהיא הגיעה.
1. אוטומציות לידים
ההמשך הישיר של האתר. כל מה שקורה מרגע שמישהו לוחץ על הכפתור ועד שהוא הופך ללקוח, בלי שתצטרכו לזכור שום דבר.
- פנייה מהטופס מגיעה מיד לוואטסאפ ולמייל, עם כל הפרטים מסודרים
- תגובה אוטומטית ללקוח, כדי שידע שקיבלתם ומתי תחזרו
- תזכורת לכם על ליד שלא נענה, לפני שהוא הולך למתחרה
- כל הפניות נשמרות במקום אחד, ולא מפוזרות בין מייל, וואטסאפ ופתקים
2. חיבורים בין מערכות
לרוב העסקים כבר יש את הכלים, הם פשוט לא מדברים זה עם זה. אני מחבר ביניהם עם Make, Zapier או n8n, כך שמידע שנכנס במקום אחד מופיע לבד בכל השאר.
- טופס באתר שמזין ישירות את ה-CRM או את גיליון הלקוחות
- קביעת תור שנכנסת ליומן ושולחת תזכורת ללקוח
- חיבור בין חנות, מערכת חשבוניות ומעקב הזמנות
- דוח שנשלח אליכם לבד בכל בוקר, במקום שתחפשו אותו
בקצרה
מתי אוטומציה משתלמת ומתי לא? הכלל שאני עובד לפיו: אם אתם עושים משהו ידנית יותר מפעם ביום, ותמיד באותו אופן, שווה לאטמט אותו. אם זה קורה פעם בחודש או משתנה בכל פעם, לרוב עדיף להשאיר ידני. אני אגיד לכם את זה בכנות במקום למכור אוטומציה שלא תחזיר את עצמה.
3. צ'אטבוטים וסוכנים חכמים
בוט שעונה לשאלות שחוזרות שוב ושוב: שעות פעילות, מחירים כלליים, איפה אתם נמצאים, מה כולל השירות. הוא לא מחליף אתכם, הוא מסנן את מה שלא צריך אתכם ומעביר אליכם את מה שכן.
- בוט באתר או בוואטסאפ שעונה מהתוכן שלכם, לא ממידע כללי
- מעביר לשיחה איתכם ברגע שהשאלה חורגת ממה שהוא יודע
- אוסף את פרטי הפונה לפני ההעברה, כך שאתם מגיעים מוכנים
- אתם רואים כל שיחה ויכולים לתקן לו את התשובות
בקצרה
בוט לא מתאים לכל עסק. אם רוב הפניות שלכם ייחודיות ודורשות שיקול דעת, בוט רק יעצבן. הוא משתלם כשיש נפח של שאלות חוזרות וזהות. גם כאן, אני אומר את זה לפני שמתחילים ולא אחרי.
איך זה עובד
- 1מיפוי: מה קורה היום עם כל פנייה, איפה היא נתקעת, ומה אתם עושים ידנית
- 2בחירה: מה שווה לאטמט קודם, לפי כמה זמן זה חוסך בפועל
- 3בנייה של אוטומציה אחת, הפעלה שלה, ובדיקה על פניות אמיתיות
- 4הרחבה בהדרגה, רק אחרי שהראשונה עובדת ואתם סומכים עליה
מתחילים תמיד מאוטומציה אחת ולא ממערכת שלמה. אוטומציה שעובדת ומוכיחה את עצמה שווה יותר מעשר שמופעלות ביחד ואף אחד לא בטוח מה הן עושות.
שאלות נפוצות על אוטומציות וחיבורים בין מערכות
מה זה בעצם אוטומציה לעסק קטן?
סדרה של כללים שרצים בלעדיכם. למשל: מישהו משאיר פרטים באתר, ההודעה מגיעה אליכם לוואטסאפ תוך שניות עם כל הפרטים, הפנייה נשמרת אוטומטית ברשימה, ואם לא עניתם עד מחר אתם מקבלים תזכורת. אתם לא צריכים לזכור כלום, וזה קורה גם כשאתם באמצע עבודה אחרת.
אני כבר מקבל פניות לוואטסאפ מהאתר. מה זה מוסיף לי?
האתר מעביר את הפנייה. אוטומציה מטפלת במה שקורה אחריה: שהיא תישמר במקום אחד ולא תיקבר בין הודעות, שהלקוח יקבל אישור שקיבלתם, ושתקבלו תזכורת אם לא חזרתם אליו. אם אתם מקבלים מעט פניות ועונים לכולן מיד, אולי באמת לא צריך יותר מזה, ואגיד לכם את זה.
צריך אתר קיים כדי להוסיף אוטומציות?
לא בהכרח. אם יש לכם אתר, האוטומציה מתחברת אליו. אם אין, אפשר לחבר גם טופס עצמאי, עמוד פייסבוק או וואטסאפ עסקי. הרוב מגיעים אליי לשני הדברים יחד, כי אתר ואוטומציה עובדים טוב יותר כשהם מתוכננים ביחד.
באילו כלים אתה משתמש?
בעיקר Make, Zapier ו-n8n לחיבורים בין מערכות, ולפי הצורך גם קוד שאני כותב בעצמי כשהחיבור לא קיים מהמדף. הבחירה נעשית לפי מה שנכון לכם ולא לפי מה שנוח לי: אם כלי חינמי פותר את הבעיה, לא אציע משהו בתשלום.
מה קורה אם האוטומציה נשברת?
אוטומציה שמחוברת למערכות חיצוניות יכולה להישבר כשמערכת מהצד השני משתנה. לכן אני בונה התראה שמודיעה כשמשהו נכשל, במקום שתגלו את זה מלקוח שלא קיבל מענה. אחרי ההקמה יש חודש ליווי, וגם אחריו אפשר לפנות.
כמה זמן לוקח להקים אוטומציה?
אוטומציה בודדת של לידים היא בדרך כלל עניין של ימים. חיבור בין כמה מערכות או בוט שצריך ללמוד את התוכן שלכם לוקח יותר, ותלוי בכמה מערכות מעורבות ובאיזה מצב הן. אחרי המיפוי תדעו בדיוק מה נבנה ובאיזה סדר.